Arsip Ormas dan Orpol Jadi Milik Negara

Kapan arsip (archieve) organisasi masyarakat (ormas) atau organisasi politik (orpol) disebut sebagai arsip milik Negara? Begini penuturan Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Andi Kasman. 

Lima Jenis Arsip

Arsip ormas atau orpol menjadi hak milik Negara dan wajib dipertanggungjawabkan, ketika ormas atau orpol yang bersangkutan menerima dana dari Negara. Demikian disampaikan dalam “Sosialisasi Pengelolaan Arsip Ormas/ Orpol” yang diselenggarakan Arsip Nasional Repuplik Indonesia (ANRI), Griya Patria Guesthouse, Jakarta 9 Mei 2017.

"Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara atau yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Parpol dan ormas mendapatkan bantuan dari APBD atau APBN, misal 10 juta rupiah, sebanyak itulah yang wajib dilakukan pengelolaan arsip dan harus dipertanggungjawabkan karena dia adalah arsip milik negara,” jelasnya.

Hal tersebut sesuai dengan amanat Pasal 33 Jo Pasal 81 UU No. 43 Tahun 2009:

Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan Sumber Dana Negara dinyatakan sebagai Arsip Milik Negara.

Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki Arsip Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp.250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

Selanjutnya, apakah yang dimaksud dengan arsip dan apa saja yang disebut arsip?

Berbagai pengertian arsip menurut undang-undang, di antaranya menurut  UU No. 43 Th. 2009: 

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organ politik, organ kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Psl. 1 Angka 2).

Pak Deputi melanjutkan, dalam berkegiatan, Ormas dan Orpol menghasilkan 5 macam arsip. Ada arsip tekstual, baik yang  langsung bertulis tangan maupun yang sudah dicetak. Arsip berwujud  audio visual seperti foto, video, dan rekaman suara. Ada arsip berbasis elektronik seperti berkas yang dapat diakses di komputer. Juga ada arsip yang tersimpan dalam microfilm dan microfiche. Terakhir, arsip yang bersifat kartografis dan arsitektural seperti cetak biru dan peta.

Hadir juga sebagai narasumber: Kasubdit Pusat III(IV/b) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Sulistyowati yang membawakan materi 'Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis', dan Arsiparis Muda Direktorat Kearsipan Pusat Rinta Kurniati yang menyampaikan materi 'Pemberkasan Arsip Aktif'.